ما هو برنامج الموارد البشرية ولماذا تستخدمه شركتك؟

يمكن لمديري وموظفي الموارد البشرية إعادة توزيع طاقتهم ووقتهم بطرق أكثر كفاءة وربحية بفضل برامج الموارد البشرية. تعمل برامج الموارد البشرية على أتمتة الأنشطة اليدوية، وتخزين بيانات الموظفين، وإنشاء تقارير تعتمد على البيانات، مما يلغي الحاجة إلى السجلات الورقية. تعمل برامج الموارد البشرية في المملكة العربية السعودية على تبسيط إدارة الموارد البشرية، وتعزيز عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالموارد البشرية، وتسهيل الامتثال القانوني، والمزيد.

سنتحدث في هذا المقال عن أهمية البرنامج للموارد البشرية في المملكة العربية السعودية. إذا بدأت أنظمة الموارد البشرية بالتكنولوجيا الصحيحة، فإن كل شيء بدءًا من إجراءات التوظيف وحتى تأهيل الموظفين والجدولة وحتى المطابقة والامتيازات يمكن أن يعمل بسلاسة. وبدون ذلك، سيحتاج الجميع إلى بذل المزيد من الجهد والإزعاج.

تعزيز الدقة

ماذا تفعل برامج الموارد البشرية؟ برنامج إدارة الموارد البشرية هو تطبيق مؤسسي مصمم للتعامل مع دورة حياة الموظف بأكملها. بدءًا من التوظيف والتأهيل، مرورًا بإدارة الموارد البشرية الأساسية ووصولاً إلى مشاركة العمال ومراقبة الأداء. غالبًا ما يشار إليه باسم نظام مراقبة الموارد البشرية (HRMS) أو نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS). تستخدم الشركات من كل حجم وفي كل صناعة، بدءًا من المؤسسات الصغيرة غير الربحية والشركات المتخصصة وحتى الشركات متعددة الجنسيات الضخمة، حلول برمجيات الموارد البشرية.

في الأوقات السابقة، كانت أنظمة الموارد البشرية تهتم في المقام الأول بالحصول على البيانات وتنظيمها وكان الهدف هو استخدامها من قبل الإدارة العليا ومتخصصي الموارد البشرية. وهي الآن متاحة للقوى العاملة بأكملها، بما في ذلك الباحثين عن عمل، وربما حتى من قبل البائعين الخارجيين. ولهذا السبب، تعد أنظمة الموارد البشرية المعاصرة أكثر تعقيدًا وسهولة في الاستخدام من أنظمة معلومات الموارد البشرية السابقة التي تتطلب الكثير من الإدارة. على سبيل المثال، تحتوي عادةً على ميزات تجذب الموظفين وتعمل على أجهزة الجوال والأجهزة اللوحية بالإضافة إلى أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الكمبيوتر.

بمجرد الانتهاء من مراحل التنفيذ والإطلاق، فإن إحدى المزايا الأكثر وضوحًا لاستخدام برامج الموارد البشرية الرائعة هي زيادة فعالية فريق الموارد البشرية لديك. يعد أتمتة الإجراءات الإدارية الروتينية التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل تذكير المديرين بإنهاء فترات الاختبار أو التقييمات كل عام أمرًا ممكنًا. تتيح ميزة الخدمة الذاتية أيضًا تفويض المهام مثل منح طلبات الإجازة أو إدارة حالات الغياب للمديرين والموظفين.

ومع ذلك، لا تستخدم أقسام الموارد البشرية فقط برامج الموارد البشرية في الصناعة في المملكة العربية السعودية. يتعلق الأمر بالأعمال بأكملها. يمكن للشركات تعزيز التفاعل والتعاون بين مختلف الفرق والمستويات التنظيمية من خلال رقمنة وأتمتة عمليات الموارد البشرية. يمكن للموظفين الوصول إلى سجلاتهم في أي وقت، ومن أي مكان، باستخدام الأجهزة المحمولة أو سطح المكتب، وذلك بفضل برنامج الموارد البشرية. تتحسن الشفافية والمساءلة، ويتم تطبيق أفضل الممارسات في مجال الموارد البشرية، وتنمو مشاركة الموظفين، ويصبح الامتثال للموارد البشرية أسهل نتيجة لذلك.

تعظيم الكفاءة

إن إدارة أغلى موارد الشركات – أي موظفيها – أصبحت أكثر صعوبة مع توسعها. ولحسن الحظ، يمكن للشركات الآن تبسيط عمليات الموارد البشرية لديها وزيادة إنتاجيتها بفضل تطوير نظام إدارة الموارد البشرية. أصبحت إدارة الموارد البشرية بسيطة مع برنامج إدارة الموارد البشرية، الذي يقدم حلاً كاملاً بدءًا من التوظيف ومرورًا بالتدريب والتطوير.

اعتمادًا على متطلبات وأهداف شركتك، يجب عليك اختيار أفضل برنامج للموارد البشرية في المملكة العربية السعودية. يمكنك اتخاذ قرار مستنير من شأنه تعزيز الكفاءة في عمليات الموارد البشرية في مؤسستك من خلال إدراك جميع الخيارات المتاحة في السوق.

خذ الوقت الكافي للتعرف على الأنواع المختلفة لحلول برامج إدارة الموارد البشرية المتوفرة قبل التفكير في استخدام أحد الحلول لشركتك. لتحديد الخيار الذي يلبي متطلبات شركتك على أفضل وجه، قم بموازنة مزايا وعيوب كل منها.

بمجرد الانتهاء من مراحل التنفيذ والإطلاق، فإن إحدى المزايا الأكثر وضوحًا لاستخدام برامج الموارد البشرية المتخصصة هي زيادة فعالية فريق الموارد البشرية لديك. من الممكن أتمتة الإجراءات الإدارية الروتينية التي تستغرق وقتًا طويلاً، مثل تذكير المديرين بإنهاء فترات الاختبار أو التقييمات السنوية للأداء. تتيح ميزة الخدمة الذاتية أيضًا تفويض المهام مثل منح طلبات الإجازة أو إدارة حالات الغياب للمديرين والموظفين.

توفير التكاليف من خلال برامج الموارد البشرية

تتحسن الكفاءة من خلال منصة الموارد البشرية الشاملة حيث يمكن لأقسام الموارد البشرية الاستفادة من خدمات الموارد البشرية من مكان واحد. وبالتالي، إزالة الحاجة إلى التنقل بين العديد من الأنظمة ويؤدي إلى انخفاض التكاليف الإدارية وزيادة الإنتاجية. بالإضافة إلى ذلك، تستطيع المؤسسات خفض التكاليف من خلال إدارة إجراءات الموارد البشرية بوقت وجهد أقل بفضل تبسيط عمليات الموارد البشرية.

وبالمثل، يتم تسهيل عملية اتخاذ القرار للموظفين من خلال البيانات والتحليلات في الوقت الحقيقي من برامج الموارد البشرية في المملكة العربية السعودية. وهذا يؤدي إلى نتائج أكثر فعالية وكفاءة. ويمكن أن يوفر لمديري الموارد البشرية معلومات ورؤى مفيدة حول الاتجاهات في القوى العاملة، ورضا الموظفين، وغيرها من المؤشرات المهمة.

يمكن للمنظمات إيجاد فرص لخفض النفقات وتعزيز إجراءات الموارد البشرية من خلال تحليل هذه البيانات. ويمكنهم أيضًا استخدامها لتوجيه قراراتهم بشكل أفضل فيما يتعلق بالتوظيف وتقييم الأداء وإجراءات الموارد البشرية الأخرى. وبمرور الوقت، قد يؤدي ذلك إلى توفير التكاليف ونتائج إجمالية أفضل. بالإضافة إلى ذلك، سيساعد ذلك على ضمان أن الاستثمارات تذهب إلى حيث ستكون أكثر فائدة.

من خلال منح الموظفين أدوات الخدمة الذاتية والعمليات البسيطة التي تسهل عليهم التعامل مع مشكلات الموارد البشرية الخاصة بهم، يمكنهم أيضًا رؤية إدارة كشوف المرتبات الخاصة بهم، وهناك العديد من الفوائد لاستخدام برنامج كشوف المرتبات، ويمكنك تحسين تجربة الموظف. ومن خلال تقليل الحاجة إلى التوظيف والتدريب الإضافي، قد يؤدي ذلك إلى زيادة مشاركة الموظفين وكفاءتهم والاحتفاظ بهم، مما قد يؤدي في النهاية إلى توفير التكاليف. يمكن لأصحاب العمل تعزيز رضا الموظفين من خلال مراقبة أهداف وغايات الأداء. قد يؤدي هذا إلى أداء إجمالي أكبر، وزيادة إنتاجية الموظفين، وكل ذلك يؤدي إلى توفير التكاليف.

إن الحاجة إلى مديري التوظيف لتقصير الوقت الذي يستغرقه ملء المناصب، وخفض تكلفة التوظيف، والعثور على أفضل المرشحين لكل منصب تتزايد دائمًا. يجب أن تكون شركتك قادرة على تبسيط تدفقات بيانات التطبيق، وفحص التعيينات، وإدارة حالة المرشح، وحساب عائد الاستثمار باستخدام نظام أساسي واحد.

توفير الوقت

أنت تفهم، كصاحب عمل صغير، مدى أهمية إدارة مواردك البشرية بكفاءة. أثناء الالتزام بالعديد من القوانين واللوائح، يجب عليك توظيف موظفيك وتدريبهم وإلهامهم والاحتفاظ بهم. ولكن كيف يمكنك تحقيق كل ذلك دون استثمار الكثير من الوقت والموارد في مهام الموارد البشرية؟ الحل هو الاستفادة من برامج وأدوات الموارد البشرية التي يمكنها تسريع وتبسيط عملياتك. أدوات فوائد برامج الموارد البشرية التي يمكن أن توفر لك الوقت هي:

• تتبع الوقت: على الرغم من أن الأمر قد لا يبدو مصدر قلق كبير في البداية، إلا أن تتبع وقت الجميع يتطلب الكثير من العمل. إن إنشاء الجداول الزمنية والحفاظ عليها، وتقديم تقارير الامتثال، والتعامل مع طلبات PTO والامتيازات، ونعم، الاحتفاظ بسجلات لساعات العمل، كلها أنشطة داخلية تشكل تتبع الوقت. ويساعد استخدام التكنولوجيا لأتمتة هذه العمليات على ضمان الدقة في المواقف التي يكون فيها ذلك مهمًا وتكون الأخطاء مكلفة.
• تأهيل الموظف: أصبح من الممكن الآن توجيه وتثقيف العمال الجدد بسرعة وفعالية مع ضمان حصول كل موظف جديد على رسالة متسقة حول شركتك والتوقعات المتعلقة بدورهم الوظيفي. عندما يصبح الموظفون الجدد على دراية بأدوارهم، يمكنهم بسرعة تحميل المواد التدريبية وإتاحتها. بما في ذلك مقاطع الفيديو وملفات PDF. يمكنهم أيضًا توفير إجابات للأسئلة الشائعة. نظرًا لأن عملية الإعداد تصبح تلقائية ويتم تنفيذها بوتيرة الموظف الجديد، فقد يوفر موظفو الموارد البشرية الوقت الذي كان من الممكن أن يتم إنفاقه في البحث في جبال من الوثائق.
• تواصل: هناك الكثير من التواصل بين الموارد البشرية والعاملين في الشركة. ومع ذلك، فإن الكثير منها غير ضروري ويستهلك الوقت الذي يمكن أن يستخدمه ممثلو الموارد البشرية في مهام أخرى. تساعد التكنولوجيا الموظفين على التواصل بشكل متكرر ويمكنها أيضًا مساعدة الممثلين في صياغة الاتصالات. استخدام القوالب لضمان الوضوح وتوفير الوقت.

تبسيط التوظيف: سهولة برامج الموارد البشرية

بمساعدة تكنولوجيا الموارد البشرية، أصبح من السهل نشر فرص العمل بسرعة على العديد من لوحات الوظائف ومواقع التوظيف التجارية. أدى تطوير الأتمتة والأساليب التكنولوجية إلى القضاء على حاجة موظفي الموارد البشرية إلى إنتاج إعلانات الوظائف وإرسالها يدويًا، الأمر الذي يستغرق الكثير من الوقت. تتسم عملية التوظيف بقدر أقل من التحيز البشري عندما يتم التوظيف آليًا. وهذا يضمن عملية توظيف شاملة من خلال منح المرشحين من مجموعة واسعة من الخلفيات فرصًا متساوية ودمجهم. تعمل برامج إدارة الموارد البشرية على تحسين وظائف خبراء الموارد البشرية وهي “الوضع الطبيعي الجديد” كبداية لمستقبل التكنولوجيا المتطورة.

باستخدام برنامج الموارد البشرية في المملكة العربية السعودية، يمكنك مراقبة تقدم المتقدمين والإشراف عليه أثناء قيامهم بتقديم سيرتهم الذاتية وخطاباتهم التقديمية ونماذج طلبات التوظيف. من خلال جعل كل شيء أبسط وأكثر ترتيبًا، فإنه يوفر قدرًا كبيرًا من الوقت لكل من الموارد البشرية والمرشحين. أحد أفضل عمليات الشراء في تكنولوجيا الموارد البشرية هو نظام تتبع المتقدمين، أو ATS. يساعد هذا البرنامج في مجموعة متنوعة من المهام، بما في ذلك فحص الطلبات، وتحديد مصادر أعظم المواهب، والمزيد.

يمكنك جدولة مقابلات المرشحين باستخدام تقنية الموارد البشرية، ويمكنها أيضًا تذكيرك بموعد المقابلة. وهذا يساعد في تنظيم المقابلات بشكل أفضل. تجعل هذه التقنيات عملية التوظيف أكثر كفاءة، مما يفيد القائمين على إجراء المقابلات والمرشحين ومتخصصي الموارد البشرية. سيتم استخدام مقابلات الفيديو بشكل متزايد في المستقبل. في الواقع، فإنهم يستحوذون على نحو متزايد باعتبارهم القاعدة. ومع ذلك، فهي ليست الطريقة الوحيدة لإجراء المقابلات عبر الإنترنت. لاختيار أفضل المتقدمين من قائمة طويلة، يمكنك أيضًا استخدام المنصات عبر الإنترنت لإجراء الاختبارات والاستبيانات وأدوات الفحص الإضافية.

ضمان الامتثال

تعد برامج الموارد البشرية في المملكة العربية السعودية أداة قوية تساعد الشركات على ضمان الامتثال التنظيمي بالطرق التالية:

• مركزية بيانات الموظفين: تعد مركزية جميع بيانات الموظفين على منصة واحدة إحدى الطرق الرئيسية التي يساعد بها برنامج الموارد البشرية في صيانة الامتثال. يمكن تخزين المعلومات المتعلقة بالموظفين والوصول إليها وإدارتها بفعالية بفضل هذا النهج الموحد. يمكن للشركات ببساطة التحقق من الاتساق والدقة من خلال وجود كل سجل في مكان واحد. وبالتالي، تقليل مخاطر الانتهاكات الناجمة عن عدم تناسق البيانات.
• أتمتة مهام الامتثال: تتم أتمتة العديد من الإجراءات المتعلقة بالامتثال بواسطة نظام الموارد البشرية، مما يزيد الإنتاجية ويقلل معدلات الأخطاء البشرية. ولضمان التقديم في الوقت المناسب والتوافق مع المعايير التنظيمية، قد يقوم النظام، على سبيل المثال، بإنشاء تقارير تطلبها الهيئات التنظيمية. يمكن أن توفر هذه التقارير تفاصيل حول ساعات العمل والأجور والتركيبة السكانية للقوى العاملة.
• تتبع فوائد الموظف: قد يكون من الصعب الالتزام بقوانين ومتطلبات مزايا الموظفين. ومن خلال أتمتة تسجيل وإدارة استحقاقات الموظفين، فإن نظام معلومات الموارد البشرية يجعل هذه العملية أكثر بساطة. يمكن للنظام تتبع تغييرات التسجيل والأهلية والمزايا، مما يضمن اتباع المؤسسات لجميع القواعد والقوانين ذات الصلة. أصبح حفظ السجلات بدقة ممكنًا من خلال الأتمتة، مما يجعل أيضًا عمليات التدقيق والتفتيش أسهل.
• الاحتفاظ بسجل التدريب: تدريب الموظفين على مجموعة متنوعة من المواضيع، بما في ذلك السلامة والإدماج وتجنب التحرش، مطلوب في كثير من الأحيان من أجل الامتثال. قد يحتفظ نظام معلومات الموارد البشرية بسجلات تدريب شاملة، مما يضمن حصول الموظفين على التعليمات والشهادات اللازمة. يمكن للنظام إنتاج تقارير تثبت الامتثال لمتطلبات التدريب، وتذكير المستخدمين بتجديد تراخيصهم، ومتابعة استكمال التدريب.
• لوائح بيانات العنوان: يمكن أن يساعد نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) أيضًا في التعامل مع خروقات البيانات، والاستجابة لطلبات الوصول من أصحاب البيانات، وضمان الامتثال لمعايير الخصوصية.

ضمان أمن البيانات وحسن التوقيت

يجب تطبيق بعض الممارسات القياسية لضمان أمان البيانات وجودتها في لوحة تحكم الموارد البشرية لديك. حدد المقاييس ومصادر البيانات ذات الصلة بأهداف ومبادرات الموارد البشرية الخاصة بك. لجمع البيانات وتخزينها ومعالجتها وتقييمها من مصادر مختلفة، استخدم منصة بيانات مركزية ومتماسكة.

يمكن أن تؤدي أتمتة معالجة البيانات وجمعها إلى تقليل العمل اليدوي والأخطاء البشرية. التحقق من صحة البيانات وتعقيمها بشكل متكرر للعثور على أي أخطاء أو تناقضات. للحفاظ على البيانات حديثة وذات صلة، قم بمراقبتها وتحديثها بشكل دوري. قم بإبلاغ الموظفين بشأن معايير أمن البيانات والجودة، ثم قم بإنفاذها من خلال التعليقات وعمليات التدقيق. بالإضافة إلى ذلك، قم بتحليل وتقييم أداء أمان وجودة بياناتك بشكل متكرر وإجراء التعديلات اللازمة.

يمكنك الحصول على العديد من الفوائد من خلال الحفاظ على أمان البيانات وجودتها في نظام الموارد البشرية لديك. بما في ذلك تخطيط أفضل للموارد البشرية واتخاذ القرارات باستخدام بيانات وتحليلات دقيقة وكاملة ومتسقة. من خلال تقديم رؤى موجزة وموثوقة ومفيدة، يمكنك تحسين تقارير الموارد البشرية والاتصالات. علاوة على ذلك، من خلال أتمتة وتبسيط إجراءات البيانات وسير العمل، يمكنك زيادة إنتاجية وكفاءة الموارد البشرية.

يمكنك أيضًا حماية موارد بياناتك وتفاصيلك من الوصول غير المشروع وسوء الاستخدام. ولمنع حدوث مشكلات قانونية أو أخلاقية، يمكنك أيضًا الالتزام بالقواعد واللوائح التي تحكم خصوصية البيانات وحمايتها. وأخيرًا، يمكنك زيادة ثقة أصحاب المصلحة لديك، بما في ذلك الموظفين والمديرين والمديرين التنفيذيين والعملاء.

إذا كنت ترغب في الحصول على أفضل برنامج للموارد البشرية في المملكة العربية السعودية، فإن Pittant هنا من أجلك! نحن على استعداد لتزويدك بتجربة برامج الموارد البشرية المتميزة في المملكة العربية السعودية.

تواصل مع فريق Pittant لدينا واحصل على الدعم الذي تحتاجه لنشاطك التجاري في أقرب وقت ممكن!