إدارة الموارد البشرية هي مهنة مثيرة بالتأكيد. يمكن أن تصبح مرهقة، خصوصًا إذا كانت المهام التي تشملها يمكن إكمالها يدويًا وبالطرق التقليدية فقط. لحسن الحظ، برامج الرواتب عبر الإنترنت متاحة لمساعدة مديري الموارد البشرية في اتخاذ قرارات ذكية بشأن توزيع الأعباء والمهام. فمزايا برامج الرواتب أكبر بكثير مما يمكن أن تتخيل ومن المهم اكتشافها
في هذا المقال، سنتحدث عن فوائد برامج الرواتب وأهميتها لعملك. يمكنك إدارة كل جانب من جوانب الرواتب بمساعدة برامج الرواتب. إنها تأتمن دفع رواتب الموظفين تلقائيًا وتتابع سجلات الموارد البشرية مثل الوقت والحضور. تساعد برامج الرواتب مديري الموارد البشرية على توفير الكثير من الوقت وتقليل أخطاء الدفع، مما يؤدي إلى رضا الموظفين وتقليل المشاكل التي يتعين على الإدارة التعامل معها
معالجة الرواتب المبسطة
برنامج الرواتب هو برنامج يُستخدم في منظمة لمراقبة وصيانة وإدارة دفعات الموظفين. يعتمد نظام الرواتب الآلي على وظائف مُعينة مُعدة بالفعل لجمع وتقدير دفعات الموظفين على منصة آمنة
بفضل برامج الرواتب المستندة إلى السحابة، يمكن الاحتفاظ بجميع بيانات الموظفين بأمان. بالإضافة إلى ذلك، يمكن الوصول إليها في أي وقت عبر متصفحات الويب على الأجهزة المحمولة وتطبيقات Android و iPhone. يمكن لمدير الموارد البشرية أيضًا تصميم تقارير الرواتب وتنفيذ عمليات الإيداع المباشر. وهذا ممكن بفضل سهولة استخدام البرنامج. تتضمن حلاول الرواتب منصات خدمة العاملين بأنفسهم مع بيانات الرواتب
أحد مزايا برامج الرواتب هو أنها تمكنك من تبسيط العمليات عن طريق
- دمج المزايا: إدارة مزايا الموظفين يمكن أن تكون تحدٍّ. بعض الشركات توظف مزودي خدمات مختلفين لإدارة الرواتب والمزايا. وهذا يتطلب إدخال بيانات الموظفين مرارًا وتكرارًا، مما يستغرق وقتًا ويزيد من احتمالية الأخطاء. قم بدمج مزايا موظفيك مباشرة في نظام الرواتب الخاص بك، إذا كان ذلك ممكنًا. لتوفير الوقت في تقارير السنوية الإلزامية، من الأفضل أن تقوم بربط نظام الرواتب الخاص بك مع مزودي تعويضات العمل
- أتمتة سير العمل: احذف أكبر قدر ممكن من إدخال البيانات البشرية. الأسلوب اليدوي عرضة للأخطاء لأنه يأخذ وقتًا طويلًا ببساطة، خاصة في العمليات المكررة. لذا، قم بإعادة التفكير في سير أعمالك للتعامل مع
- المكافآت.
- أخطاء الرواتب.
- عدم الدفع.
- الساعات الإضافية.
- طلبات الإجازة.
- إنشاء قوائم مراجعة: على الرغم من أنه سيكون من الأفضل إذا كان هناك نادرًا أي أخطاء في الرواتب، إلا أن هذا لا يحدث دائمًا. سواء كنت تستطيع أو لا تستطيع أتمتة كل أو جزء من نظام الرواتب الخاص بك، فكر في إعداد وتنفيذ قوائم مراجعة. إذا اتبعت القائمة، فلن تفوت شيئًا. إن إعداد قائمة مراجعة، على الأقل، يساعدك على تفكيك خطوات ما تقوم به وما تحتاج إلى إتمامه. قد تظهر لك أيضًا الإجراءات التي يمكنك القضاء عليها والتي يمكن أن تضيفها ربما.
يجب أن تبقى المراجعة الدورية للرواتب ضمن قائمة مهامك لضمان الدقة والامتثال للقوانين. يمكنك تجنب الكثير من المشكلات المستقبلية (والغرامات) من خلال ذلك. استشر محاسبك واعرف إذا كانوا يشاركون بانتظام في هذا الأمر. اطلب من موظفيك التحقق بانتظام من دفعات رواتبهم وأخبرهم بأي شيء يبدو غريبًا. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تستطيع، حاول دمج عناصر التحقق والموازنة. دع شخص مسؤول يدير بعض مسؤوليات الرواتب بينما يقوم آخر بإكمال والتحقق من أن كل شيء في نظامه.
- اشرك موظفيك: لا تكون إجراءات تبسيط الرواتب مسؤوليتك حصرا. أعضاء فريق العمل لديك لديهم مصلحة مالية في معالجة الرواتب بدقة. ابحث عن طرق لتشجيع مشاركة الموظفين في مجال الرواتب. يمكن أن تشمل ذلك
- استقطاب العمال: استخدم نظام يتيح للموظفين الجدد إكمال الأوراق المطلوبة بسرعة وبشكل مستقل. تأكد من أن ذلك لا يأخذ وقتًا طويلًا خلال أسبوعهم الأول من العمل
- ساعات العمل للعاملين: التعامل مع قضايا ساعات العمل للعاملين قد يكون أحد التحديات عند إتمام الرواتب. قد يكون هناك تأخر في الزمن، أو سجلات غير مكتملة للوقت، أو أخطاء أخرى. استخدم تطبيقًا أو نظامًا يتيح للموظفين تقديم تقارير حول ساعات العمل وطلبات التحول
- جدولة العاملين: بالنسبة لأصحاب الأعمال، الوقت الإضافي هو نفقة كبيرة. الجدولة الصحيحة ضرورية لتقليل تكاليف الرواتب. من الصعب تحديد مصدر الوقت الإضافي دون طريقة أسهل. السر لتقليل الوقت الإضافي غير الضروري هو أمانة العمل. يمكنك دمج ما يتطلبه عملاؤك مع العدد المناسب من أعضاء الفريق باستخدام الأدوات المناسبة ومدخلات الفريق
- اضمن تتبع الوقت: سيقلل هذا من الأخطاء وفقدان البيانات والالتباس. ستكون التغييرات أسهل تنفيذها، وسيعمل بشكل جيد مع نظام إلكتروني حيث يشترك الموظفون بتقرير ساعات عملهم بدقة
- أتمم عمليات الدفع: إذا كنت تدفع موظفيك بانتظام، فكر في تقليل تواتر الدفع إلى بضع مرات في الشهر، إذا كنت تستطيع ذلك. من خلال ذلك، ستقلل من تكاليف الرواتب ووقت معالجتها
دقة وامتثال مُعززين
يمكنك دفع موظفيك بدقة وفي الوقت المحدد كفوائد لبرامج الرواتب. وبالتالي، ستتمكن من الاحتفاظ بأفضل عناصر فريق العمل لديك وضمان تحفيزهم ورضاهم من خلال ذلك. بالإضافة إلى ذلك، لأنها تقلل من احتمال الخطأ البشري، ستمكنك نظام الرواتب من الحفاظ على معلومات دقيقة حول ساعات عمل موظفيك. وبالتالي، ستزودك هذه الأنظمة ببيانات موثوقة، والتي تعد أمرًا أساسيًا لمعالجة الدفعات بشكل صحيح
وعلاوة على ذلك، تريد أن تكون على علم بكيفية تأثير التشريعات الجديدة على الرواتب وكيف ستؤثر على شركتك. تأكد من البقاء على علم بالتغييرات القادمة لتجنب التخلف فور حدوثها. غالبًا ما تمنح التشريعات الفدرالية والولائية للشركات نافذة زمنية للامتثال للتعديلات. ومع ذلك، يجب عليك التحرك في أقرب وقت ممكن. لن تكون مضطرًا للاندفاع لإتمام كل شيء قبل الموعد النهائي
تأكد من أن جميع التعديلات الجديدة تتم في الوقت المحدد. تذكر أن الامتثال للقوانين هو جزء ضروري لضمان عملية دفع الرواتب السريعة. أي اضطراب ناتج عن عدم الامتثال قد يعطل عملية الرواتب بأكملها بسهولة. وبالتالي، قد تواجه خطر التدقيق. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري أن يتم علم جميع أعضاء الفريق بالتغييرات. وهذا ينطبق بشكل خاص إذا كانت التشريعات الجديدة تؤثر على معدل الأجور أو الخصومات الخاصة بهم
إحدى أهم فوائد استخدام برامج الرواتب هي أنها تساعد في الدقة والامتثال. تساعد برامج الرواتب الشركات الصغيرة والمتوسطة في إدارة نفقات العمال والوقت الإضافي والصعوبات المتعلقة بالامتثال. كما تمكن الشركات من تقديم السلع والخدمات بكفاءة وبسرعة. يصبح التركيز على المهام الأخرى التي تتطلب اهتمامًا عاجلاً أسهل بفضل هذا البرنامج
توفير الوقت والتكاليف
كواحدة من المزايا الحاسمة لبرامج الرواتب، يمكن أن تساعدك في توفير الوقت والمال. تعرف على الأسباب التي يمكن أن تحدث لك أيضًا:
- توفير الوقت: الوقت هو المال، كما يقول المثل في عالم الأعمال. معالجة الرواتب يدويًا تتطلب تكرارًا مملًا. تُؤتمن عملية الرواتب بأكملها بواسطة برامج الرواتب، مما يمنح فريق الموارد البشرية الخاص بك الوقت للعمل على مشاريع أكثر أهمية
- خفض تكاليف التعهد: يمكن أن يصبح تعهد الرواتب مكلفًا للغاية، خصوصًا مع نمو الشركة. البرامج الحديثة لإدارة الرواتب مصممة لتكون سهلة الاستخدام وبديهية لضمان أن فريق الموارد البشرية يمكن أن يبدأ العمل معها على الفور
- أتمتة العمليات: تقوم برامج الرواتب بأتمتة الأنشطة المعقدة والمُستهلكة للوقت بالنسبة لك، مثل إرسال إشعارات الدفع. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تحدث الحسابات المعقدة مثل الاستقطاعات القانونية والمطالبات بالتكاليف والعمولات المتغيرة تلقائيًا
- زيادة الامتثال: من الممكن أن يكون من الصعب حساب العديد من الاستقطاعات القانونية التي يجب أن تأخذها في اعتبارك. إذا قمت بحساب هذه الاستقطاعات بشكل خاطئ، فإنك تخاطر بتكبد غرامات بسبب الرواتب من الحكومة. يمكن لبرامج الرواتب حساب هذه الاستقطاعات بكفاءة وبدقة، مما يوفر لك الوقت والمال المخصصين للعقوبات
- الحد من الأخطاء: الأخطاء في الرواتب تكلف الكثير من الجهد لإصلاحها. ستضطر إلى قضاء وقت إضافي في تصحيح أي أخطاء تجدها قبل دفع الرواتب. قد تؤدي هذه الأخطاء إلى تأخير الدفعات، مما قد يزعج موظفيك. والأسوأ من ذلك، ستضطر إلى إنفاق وقت ومال إضافيين لتصحيح أي زيادة أو نقص إذا انكشفت الخطأ بعد الدفع
- الحفاظ على سرية البيانات: انتهاكات البيانات هي خطر حقيقي جدًا على الشركات اليوم؛ لم تعد مجرد فرضيات. قد تتعرض شركتك لغرامات إذا تم تسريب معلومات الرواتب. وبالتالي، إحدى فوائد برامج إدارة الرواتب فيما يتعلق بتوفير الوقت والمال هو أنها تحافظ على بياناتك بأمان من جهات خارجية ضارة
زيادة رضا الموظفين
ضع نفسك في موقف موظفك. إذا كنت على علم بأن هناك مشكلات محتملة في دفعتك في نهاية الشهر، هل ما زلت مستعدًا لبذل أقصى جهد من أجل العمل؟ تؤثر عملية الرواتب مباشرةً على كيفية شعور الموظف بشأن منظمته وثقافتها. يرتفع رضاء الموظفين عندما تُعتمد الرواتب بشكل مناسب وفي الوقت المناسب
كما يتأثر رضاء الموظفين عندما لا تُدفع الرواتب في الوقت المناسب أو عندما تكون الحسابات غير صحيحة. بالإضافة إلى ذلك، يؤدي ذلك إلى تقليل الإنتاج والروح المعنوية، مما يخلق بيئة سامة. العوامل الأخرى التي تؤثر في سعادة الموظفين تشمل معاملة الموظفين بالاحترام، وتوفير أجور تنافسية، ومنحهم الحرية، وتقديم مكافآت وفوائد
من خلال تنفيذ برامج إدارة الموارد البشرية، يمكن لقسم الرواتب الخاص بك مساعدة المنظمة في محاولتها زيادة مشاركة ورضا الموظفين. استخدام برامج إدارة الرواتب التلقائية التي تبسط حسابات الضرائب وحسابات الرواتب هو أفضل طريقة لتجنب النزاعات بشأن الأجور. يرسل هذا رسالة إلى موظفيك بأنك تقدر العمل الشاق الذي يقومون به يوميًا في المكتب وتهتم بهم
النزاعات بين المديرين وأعضاء الفريق بشأن الإجازات قد تضعف العلاقات. التنفيذ الصحيح لقواعد الإجازة وهياكلها مضمون بوجود نظام فعال لإدارة الرواتب والموارد البشرية. القدرة على الحصول على تحديثات في الوقت الحقيقي حول حالة طلبات الإجازة تساعد الموظفين أيضًا على تنظيم وقتهم بفعالية أكبر. علاوة على ذلك، يشعرون بالامتنان والقيمة، مما يؤثر إيجابيًا على المشاركة والإنتاجية
استثمار برامج إدارة الرواتب الصحيح لشركتك الصغيرة يمكن أن يعزز بشكل كبير من رضاء الموظفين والمعنويات. بمجرد أن تعرف ما هي برامج إدارة الموارد البشرية، يمكنك بسهولة فهم فوائدها. بالإضافة إلى ذلك، تقوم بإظهار لموظفيك مدى قيمتك لصفات مثل التميز والصحة. يشعر الموظفون بمزيد من الحماس للسيطرة على معرفتهم نظرًا لأن لديهم مزيد من التأثير عليها. إن إمكانية الوصول إلى البيانات تعزز العلاقة التي يطورها أعضاء الفريق مع شركتهم وتقلل من عدم اليقين والضغط.
التقارير والتحليلات الشاملة
يمكن للمؤسسات تحسين قراراتها التجارية باستخدام البيانات وتحليلات الرواتب. لكي تظهر المعلومات بتنسيقات مفيدة وتمكين الفرق من مراقبة الأمور وتنفيذ التغييرات التفاعلية والشاملة، تعتبر أدوات الرواتب الديناميكية والشاملة أمرًا ضروريًا
يجب أن تكون التقارير الخاصة بالرواتب مزيجًا من الوصول السريع إلى الاستفسارات الروتينية ولوحات المعلومات لتزويد الفرق والقيادة بالمعلومات التي يحتاجونها لاتخاذ قرارات تجارية رئيسية
سيكون فريقك دائمًا على رأس الأمور، وذلك بفضل نظام الرواتب القائم على التواريخ الذي يزودهم بتحديثات مستمرة حول أحدث البيانات. وهذا بفضل قوة التحليلات والعروض الشبيهة بالجداول مع وصول إلى كل تفصيل من تفاصيل الموظفين، بما في ذلك تاريخ الدفع، والتقديرات، والجداول الزمنية، والإجازات، وحتى الحقول المخصصة
ستحصل على رؤية كاملة لنفقات العمل الخاصة بك على أدق مستوى، على سبيل المثال، تفكيك تكاليف العمل على كل مهمة على مستوى النظرة العامة ومستوى البند
بإمكان فرقك تحديد وإبلاغ عن أي أنماط سلبية واتخاذ الإجراء المناسب باستخدام أدوات التحليل المتقدمة وكتابة التقارير. اتخاذ قرارات استنادًا إلى التقارير التفاعلية، مثل تقييم نفقات العمل قبل الالتزام بالجدول وتوفير مراقبة تكاليف فعالة في الوقت المناسب
اكتشف نبض فريق العمل الخاص بك برؤية كاملة على مستوى الإدارة أو الجغرافية أو الأفراد باستخدام نظام الرواتب القائم على السحاب. يمكن لموظفي الموارد البشرية ومديري الأشخاص أن يكونوا على يقين من أنهم يمكنهم الحصول على المعلومات التي يحتاجونها في أي وقت يحتاجونها. اتصل بنا واحصل على الدعم الذي تحتاجه لفريقك. احصل على جميع فوائد برامج الرواتب مع Pittant!
امنح مديري الموظفين القدرة على رؤية الجداول الزمنية وتقاويم الإجازات والكشف عن الفجوات في التغطية على الفور على أجهزتهم المحمولة. وذلك من خلال إنشاء وتتبع مؤشرات الموارد البشرية الأساسية بما في ذلك وقت التوظيف، وكفاءة الموظفين، ومعدلات الغياب، وامتثال التدريب، أو التزامات الإجازة
